Un contrat permet de déclarer les conditions d’achats d’un ou plusieurs articles auprès d’un fournisseur sur une période donnée. Il peut s’agir de conditions d’achats ou d’un tarif. Les tarifs émanant de l’ERP peuvent également être intégrés dans cette rubrique. A partir d’un contrat il est possible de gérer les clauses, réclamer des pénalités ou de gérer une revue de conformité documentaire.
Ajouter un contrat
Pour ajouter un contrat il suffit de renseigner les informations présentées dans le formulaire, à minima celles obligatoires
Rendez-vous à la rubrique Gérer les paramètres d’application pour le paramétrage des alertes utilisateurs
Ajouter une ligne de contrat
Rendez-vous sur l’onglet « ligne de contrat » de la fiche contrat puis cliquer sur le bouton « ajouter ». A partir de là il suffit de renseigner les informations présentées dans le formulaire, à minima celles obligatoires
Réclamer des pénalités depuis un contrat
Rendez-vous sur l’onglet « pénalités » de la fiche contrat puis cliquer sur le bouton « ajouter ». A partir de là il suffit de renseigner les informations présentées dans le formulaire, à minima celles obligatoires
Dans le cas d’une pénalité liée à sujet de l’ordre de la qualité, il est possible d’établir une relation avec la non-conformité concernée
Rendez-vous à la rubrique Gérer les paramètres d’application pour le paramétrage des relances fournisseurs et alertes utilisateur
Gérer une revue de conformité documentaire sur un contrat
Rendez-vous sur l’onglet « conformités documentaires » de la fiche contrat puis cliquer sur le bouton « ajouter ». A partir de là il suffit de renseigner les informations présentées dans le formulaire, à minima celles obligatoires
Rendez-vous à la rubrique Gérer les paramètres d’application pour le paramétrage des relances fournisseurs et alertes utilisateur
Gérer les clauses d’un contrat
Rendez-vous sur l’onglet « clauses » de la fiche contrat puis éditer la zone de texte. La zone de texte peut faire référence de manière dynamique à des champs spécifiques tels que la raison sociale du fournisseur, la description du contrat ou sa période de validité.
Afin de ne pas rédiger plusieurs fois les mêmes clauses il est possible de définir des clauses par type de contrat. Les clauses resteront pour autant modifiables contrat par contrat.
Rendez-vous à la rubrique Gérer les paramètres d’application pour le paramétrage des clauses par type de contrat
Notifier le contrat à un fournisseur pour validation
Afin de soumettre un contrat à un fournisseur pour validation, il est possible de le notifier. Pour cela cliquez sur l’icône point de suite situé en haut à droite de la fiche contrat puis sur l’entrée « Notifier ».
Le fournisseur pourra valider le contrat à partir d’une Url publique : Valider un contrat ? . Le fournisseur a la possibilité de valider ou refuser un contrat. Dans les deux cas vous recevrez une notification par courriel
Astuce : possibilité de dupliquer une entête de contrat & tarif ou une entête de contrat & tarif avec les lignes associées à partir de l'icône "points de suite" d'un contrat
